Het wijzigen van de kostenplaats of het project bij het onderhoud van een activum

Wanneer u de kostenplaats of het project wijzigt wordt het een scherm getoond met de volgende velden.

Aanmaken overboeking

Met deze optie kunt u aangeven of u een overboeking wilt aanmaken voor het wijzigen van de kostenplaats en het project. Wanneer u deze optie niet aanvinkt en u drukt op 'OK', dan wordt er géén overboeking aangemaakt, maar worden het project en de kostenplaats aangepast in de afschrijvingsbudgetten van het activum. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt er een overboeking aangemaakt en kunt u een dagboek, omschrijving , en datum opgegeven.

Dagboek

Hier kunt u het dagboek opgeven waarin de overboeking wordt aangemaakt. Dit dient een memoriaaldagboek te zijn.

Omschrijving

Hier kunt u een omschrijving voor de boeking opgeven

Datum/Boekdatum

Dit veld kunt u niet wijzigen en is altijd voorgevuld met de datum van de laatste afschrijving.

Rapportagedatum

Hier kunt u een rapportagedatum opgeven voor de boeking. Deze dient na de datum/boekdatum te vallen.

Bijwerken kostenplaats

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer er meerdere activa aanwezig zijn waaraan dezelfde medewerker is gekoppeld. In het gedeelte onder deze optie worden de betreffende serienummers getoond. Met deze optie kunt u aangeven dat u tevens in de afschrijvingsbudgetten van deze serienummers de kostenplaats/project wilt aanpassen, of hiervoor een overboeking wilt aanmaken. Of er een overboeking wordt aangemaakt of dat de kostenplaats/project wordt aangepast in de afschrijvingsbudgetten van het activum, is afhankelijk van of u de optie 'Aanmaken overboeking heeft aangevinkt.

Wanneer u de optie 'Bijwerken kostenplaats' aanvinkt geldt de actie voor het activum dat u wijzigt en alle activa waaraan dezelfde medewerker is gekoppeld. U heeft bijvoorbeeld drie activa. Activum1, met kostenplaats KP1 en medewerker 1. Activum2, met kostenplaats KP1 en medewerker 1. En Activum3, met kostenplaats KP2 en medewerker 1. Wanneer u vervolgens de kostenplaats van Activum1 aanpast naar KP3, dan wordt bij alle drie de activa de kostenplaats aangepast naar KP3. Vinkt u de optie 'Bijwerken kostenplaats' uit dan geldt de actie alleen voor het activum dat u wijzigt.

OK

Met deze knop bevestigt u de actie. Wanneer u de opties 'Aanmaken overboeking' heeft aangevinkt worden er drie boekingen aangemaakt waarbij het saldo van de investeringsrekening, afschrijvingsrekening en afschrijvingskostenrekening worden afboekt van de oorspronkelijke kostenplaats en project, en vervolgens weer worden opgeboekt op de nieuwe kostenplaats en project. Wanneer u tevens de optie 'Bijwerken kostenplaats' heeft aangevinkt worden er tevens drie boekingen aangemaakt voor ieder activum dat hier wordt getoond.

Wanneer u de opties 'Aanmaken overboeking' heeft uitgevinkt worden er geen overboekingen aangemaakt maar worden de kostenplaats en het project in de afschrijvingsbudgetten vervangen door de nieuwe kostenplaats en project. Wanneer u tevens de optie 'Bijwerken kostenplaats' heeft aangevinkt worden ook bij ieder activum dat hier getoond worden de kostenplaats en project vervangen door de nieuwe kostenplaats en project.

Na het bijwerken wordt de vraag gesteld of u de gebudgetteerde afschrijvingen opnieuw wilt berekenen. Wanneer u hier 'Ja' selecteert, worden de nieuwe kostenplaats en project ook in de gebudgetteerde afschrijvingen bijgewerkt.

Annuleren

Met deze knop annuleert u het wijzigen, er wordt geen overboeking aangemaakt en de kostenplaats/project in de afschrijvingsbudgetten wordt niet aangepast.

Aan de hand van een voorbeeld wordt de werkwijze bij het wijzigen van de kostenplaats en project nader toegelicht.

Er zijn 5 activa aanwezig in uw administratie

Voor alle 5 de activum zijn de afschrijvingen verwerkt t/m periode 5 van 2008. Voor de afschrijvingen zijn de kostenplaatsen en projecten gebruikt zoals die in bovenstaande tabel zijn aangegeven.

Vervolgens wijzigt u bij Activum-001 de kostenplaats naar 'INK' en het project naar 'PR3'. In het scherm dat dan wordt geopend is de optie 'Bijwerken kostenplaats' niet aanwezig. Dit komt omdat er geen andere activa aanwezig zijn in de administratie die dezelfde medewerker gekoppeld hebben als Activum-001. Wanneer bijvoorbeeld Activum-005 de medewerker '1' gekoppeld zou hebben, dan was de optie wel aanwezig en wordt Activum-005 eronder getoond. Dit is nu echter niet het geval dus de actie die u uitvoert heeft alleen betrekking op Activum-001.

Wanneer u de optie 'Aanmaken overboeking' niet aanvinkt, wordt er geen boeking aangemaakt en worden de kostenplaats en het project in de afschrijvingsbudgetten van Avtivum-001 vervangen door de kostenplaats 'INK' en het project 'PR3'.
Wanneer u de optie wel aanvinkt dan worden de volgende boekingen aangemaakt: